会社に限らず組織に属する中で作業を行う場合、その組織内での標準に従った作業手順を踏むことが求められる。

大きな組織(会社等)であれば標準は文書(規定やガイドライン)として整備されているかもしれないが、小さな組織(会社であれば課、係)や新しい組織では自分で作っていくことが多い。もしくはそう意識しなくても自分が行った作業そのものが標準となることもあるだろう。

標準となる指標が文書になっていない場合、それを説明する側/される側には手間がかかるし無駄ができる。伝言ゲームと一緒で、情報の劣化も懸念される。

例えば説明する側は以下のような作業を行うかもしれない。

• 自分の体に染みついた標準を元に、説明用の資料を作成する。
• 説明する時間を設けけて説明を行う。
• 実際にその作業をやってもらい、フォローアップする。

※上記作業の最初と最後は省略されることもあるだろう。

そして説明される側(会社であれば上司であったり、同僚であったり、部下であったり)は以下のような作業を行うだろう。

• 渡される資料を読む。
• 説明を受け、自分なりに咀嚼し、必要であればメモを取る。
• 実際に作業し、不明点があれば説明者に指示を仰ぐ。

ここで重要なのは「説明用の資料」。

これが組織の標準文書として共有されていたのなら、資料を作る必要がなく(修正する必要はあるかもしれない)、説明される側も、独りよがりでない資料を読むことができる。

ではこの標準となる文書を作るためには、というと。

例えば上記作業に加えて下記のようなことを行う。

• 説明する側は説明される側からフィードバックを受ける。
• 説明される側がメモを取っていた場合は、資料から漏れている情報があったということなのでそれを資料に反映する。
• 説明される側が意図しない作業手順を踏んだ場合は、資料に曖昧な表現がなかったか推敲し反映する。
• 組織内でその文書を共有し使用してもらい、同様にフィードバックを反映していく。
• 組織内で査読を受け、標準の文書としての承認を得る。

ざっくり書いたけど後でまとめる。